Rust in je bedrijf‘Wat er nodig was, was rust.’

Een van onze klanten heeft een installatiebedrijf. Vijf medewerkers, niet heel groot,maar voor hem was er een groot probleem: ze hingen compleet aan hem. Offertes, planning, voorraad, werkbegeleiding, werkvoorbereiding. Hij werd er gek van. Hij kon geen vrij nemen, hij kon niet op vakantie, en hij was doodsbang dat er dingen fout zouden gaan.

Wat er nodig was, was rust.

Wat ze daarna deden: een dag meelopen, het bedrijf in kaart brengen, en een systeem maken dat van A tot Z zijn hele bedrijf digitaliseerde. Wat dat betekent, staat hieronder als één lijn. Het is de enige plek op deze site waar stappen een nummer hebben, want hier ís het een volgorde, en die volgorde is de hele belofte.

Van vraag tot controle, in negen stappen

1. Vraag
2. Antwoord
3. Offerte
4. Akkoord
5. Planning
6. Werkbon
7. Afgevinkt
8. Eindfactuur
9. Controle

Eén klant, één lijn. Druk op de knop en volg hem van de vraag tot de controle.

Wat we daarmee bedoelen: van vraag naar antwoord, van antwoord naar offerte, van offerte naar akkoord, van akkoord naar planning, het opmaken van een werkvoorbereiding via een werkbon,en als die door de monteurs is uitgevoerd en afgevinkt, naar eindfactuur en controle.

En dat allemaal zonder dat onze opdrachtgever er nog hoofdpijn van had.

In de eerste testweek bleef er per klant voor hem alleen nakijken en akkoord geven over. Niet omdat hij niet meer wilde, maar omdat de rest niet meer nodig was: alles was geautomatiseerd en liep op rolletjes.

De rekensom, voor dit bedrijf van vijf man

• Wat hij betaalde ruim € 13.000 per jaar, elk jaar opnieuw, aan pakketten die het probleem niet oplosten
• Wat het kostte om het op te lossen€ 15.000 eenmalig, excl. btw: een dag meelopen, het bedrijf in kaart, en het systeem van A tot Z

Geen tarief: dit was de som voor dit bedrijf, met deze omvang. Elk bedrijf krijgt zijn eigen som.

Drie maanden later

Nu, drie maanden later, gaf hij in een gesprek aan dat hij weer beter in zijn vel zat. En dat hij is gaan doen wat hij het allerleukst vond: bij zijn klanten aan het werk.

Langzaam was hij gegroeid naar iemand die op kantoor zat en dingen deed die hij helemaal niet leuk vond:administratie, boekhouding, personeelszaken. Hij was niet meer bezig met het werk waar hij het voor deed: bij de klant, met zijn handen, mooie dingen maken.

Doordat het systeem nu doet wat het moet doen, kan hij weer terug de weg op. Twee dagen per week is hij op pad bij klanten. Drie dagen doet hij de kantoorzaken, controle, bestellingen en de taken die nog niet geautomatiseerd zijn.