De overstap‘Het gaat zelden mis bij het bedrijf.’

Het bedrijf is meestal het makkelijkst, want een bedrijf is een commercieel orgaan, en als iets de winst verhoogt is dat een makkelijke keuze. De mensen en het proces zijn in mijn ogen een stuk lastiger.

Want ga jij iemand die het al heel lang op zijn of haar manier doet maar eens vertellen dat die manier misschien eigenlijk helemaal niet zo slim is. Daar zit vaak een stukje trots achter, omdat niemand het leuk vindt om te horen dat hij het misschien niet op de beste manier doet, en zeker niet van een buitenstaander. Daarbij zit er vaak ook een stukje onwil, omdat niet iedereen even flexibel is en openstaat voor verandering. Want als je weet wat je moet doen, dan weet je ook wat de uitkomst is, en dat geeft een stukje zekerheid.

En dan heb je het proces zelf, dat ineens een andere kleur krijgt, een andere vorm, of een andere volgorde. Wanneer je dan al iemand hebt die de meerwaarde van een overstap misschien niet inziet, en daar komt ook nog eens een systeem bij dat voor die persoon niet logisch en niet natuurlijk aanvoelt, dan sla je al snel de plank mis.

Dat is het grootste probleem dat wij zien.

‘Op vakantie heb je geen laptop bij je.’

Een ondernemer waar wij mee spraken maakte zijn planning nog in Excel. Ja, het bracht af en toe wat onhandigheid met zich mee, maar daar viel prima mee om te gaan.

Totdat we dieper in gesprek gingen, en je er dan achter komt dat je op vakantie geen laptop bij je hebt. Moet je op dat moment een aanpassing doen, dan kost het veel onnodig handwerk en een hoop belletjes om een probleem op te lossen dat eigenlijk vrij eenvoudig is. Maar goed, iedereen wist wat hij moest doen op het moment dat er iets veranderde, en daardoor losten ze het ook gewoon op.

Wij vroegen om een stukje vertrouwen, onder het mom van baat het niet dan schaadt het niet, en bouwden een stukje planningsoftware. Daarin koppelden wij het personeel aan de tarieven. Vervolgens maakten zij hun planning zoals ze dat gewend waren, en lieten wij de software daarna op basis van bepaalde waarden een alternatief voorstel doen.

Pas toen de ondernemer inzag hoeveel tijd en geld dit bespaarde, was dat voor hem een motivatie om die overstap toch te maken.

Dat wij dit punt vrij makkelijk konden achterhalen, komt doordat wij zelf al jarenlang tegen hetzelfde probleem aan liepen. Daardoor hadden wij het vertrouwen dat wij de meerwaarde konden laten inzien van een probleem dat de ondernemer zelf niet zag.

‘Dan sta je nog steeds op hetzelfde punt.’

Een aantal jaren geleden stapten wij over van ons oude plansysteem, dat feitelijk ook niet meer was dan een Excel, naar een nieuw plansysteem. In eerste instantie leek dat heel mooi.

Maar gaandeweg kwamen wij erachter dat er verschil zat tussen langlopende en korte projecten, en in de manier waarop je die administratief verwerkt. Een tweede factor was het aantal mensen dat aan een project werkte, en hoe makkelijk die hun kennis en informatie onderling konden delen. Want hoewel de planning van het buitendienstpersoneel erop vooruitging, was er op de binnendienst nog steeds te weinig onderlinge samenhang tussen de verschillende afdelingen die er van begin tot eind mee te maken hebben. Waardoor er nog altijd onnodig met externe Outlook-afspraken gewerkt moest worden, en met losse mails die niet gedocumenteerd werden, en met knip- en plakwerk dat niemand nodig had.

Dan ga je weliswaar een stap vooruit, maar eigenlijk sta je nog steeds op hetzelfde punt.

Pas toen wij de software zelf vanuit de praktijk gingen schrijven, en een eigen pakket ontwikkelden waarin alle afdelingen samenkomen en inzichtelijk met elkaar kunnen samenwerken, kwam er daadwerkelijk een verbetering die je ook terugziet in de bedrijfsvoering.

Want dan heb je ineens een offerte die makkelijk een werkbon wordt, die ook zichtbaar is voor het magazijn, dat daardoor weet welke spullen het moet pakken. En een administratie die weet wanneer de aanbetalingen eruit moeten. En een sales-afdeling die vragen kan beantwoorden, of de klant kan nabellen wanneer die aanbetaling niet gedaan is.

Software wordt vaak ontwikkeld door specialisten die in theorie iets heel moois kunnen bedenken, maar die de praktijkervaring missen om het grote plaatje tot een geheel te maken. En onze ervaring is dat een overstap pas echt waardevol wordt voor een bedrijf wanneer je die twee met elkaar combineert.

Pas wanneer je die achterliggende gedachte kunt begrijpen, kun je een bedrijf vanuit de juiste positie observeren, de juiste vragen stellen, en dit tijdens een gesprek ook spiegelen naar degene die je tegenover je hebt. Want als buitenstaander kun jij het probleem soms sneller zien dan de persoon die er middenin zit.